» E-mentor nr 2 (49) / 2013

W opracowaniu scharakteryzowano platformę e-learningową jako narzędzie zarządzania wiedzą i zaprezentowano modele wykorzystania jej jako systemu działającego w organizacji samodzielnie lub skonsolidowanego z innymi systemami - narzędziami zarządzania wiedzą z grupy HR. Scharakteryzowano funkcje zarządzania wiedzą realizowane przez platformę e-learningową.

W najbardziej dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach osiągane zyski są coraz częściej wynikiem wykorzystania technologii informacyjnych oraz utworzonych na ich bazie systemów. Aby przedsiębiorstwo mogło sprawnie zarządzać wiedzą, powinno posiadać niezawodnie funkcjonujący system informacyjny.

Współczesne systemy informacyjne istotnie wpływają na decyzje podejmowane przez kierowników wszystkich szczebli, a w konsekwencji na to, w jaki sposób i pod jaką postacią przedsiębiorstwo dostarcza produkty i usługi. Obecnie systemy informacyjne zaczynają odgrywać jedną z kluczowych ról w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa, stając się strategicznym składnikami jego aktywów. Przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu stają się uzależnione od swoich systemów informacyjnych, dzięki którym pozyskują, wykorzystują oraz budują nową wiedzę zarówno na poziomie organizacji, jak i pracowników. Niejednokrotnie również to systemy informacyjne przedsiębiorstwa determinują możliwości jego rozwoju w zakresie kreowania nowych produktów czy usług, a przez to - budowania pozycji na rynku.

We współczesnej gospodarce rośnie znaczenie wartości rynkowej przedsiębiorstw jako kryterium oceny efektywności ich działania. Coraz więcej przedsiębiorstw aktywnie wkracza w obszary gospodarki elektronicznej, co powoduje znaczny wzrost ich wartości generowanej przez aktywa niematerialne w stosunku do całości wartości rynkowej. Rodzi to konieczność stosowania coraz bardziej zaawansowanych technik zarządzania aktywami niematerialnymi, a zwłaszcza najcenniejszym ich składnikiem, jakim jest wiedza. Przedsiębiorstwa, które obecnie zaczynają podejmować działania zmierzające do wdrażania i rozwijania systemów zarządzania wiedzą, będą w niedalekiej przyszłości uzyskiwały z tego tytułu znaczną przewagę konkurencyjną¹.

Jednym z ważniejszych założeń zarządzania wiedzą jest przekonanie, iż najcenniejszymi zasobami przedsiębiorstwa są doświadczenie i wiedza fachowa tkwiąca w umysłach pracowników. Przedsiębiorstwa coraz częściej zdają sobie z tego faktu sprawę i zaczynają się zastanawiać, w jaki sposób tą wiedzą zarządzać, jak ją udostępniać wszystkim pracownikom oraz czy można ją zatrzymać w przypadku odejścia pracownika z firmy.

Mając na uwadze przedsiębiorstwo jako całość, można postawić tezę, że nadrzędnym celem zarządzania w nim wiedzą jest umiejętne wykorzystanie zasobów wiedzy i ich udostępnienie do ponownego użycia w celu kształtowania wartości rynkowej przedsiębiorstwa. Właściwe wdrożenie, wykorzystanie oraz wpisanie w kulturę organizacyjną zarządzania wiedzą wpływa na sposób pracy w danej organizacji, sprzyja kreatywności i innowacyjności pracowników. Nie ma wątpliwości, że zarządzanie wiedzą jest silnie związane z czynnikiem ludzkim i kulturą pracy w przedsiębiorstwie, kształtuje postawy i zachowania pracowników. Właściwie wdrożone powoduje, iż myślą oni kreatywnie, dając przez to początek innowacjom - co wiąże się również ze zmianami technologicznymi w organizacji, jakie niesie ze sobą wprowadzenie systemu zarządzania wiedzą. Systemami zarządzania wiedzą organizacyjną są m.in. platformy e-learningowe.

Wykorzystanie platformy e-learningowej jako narzędzia zarządzania wiedzą

W zakresie narzędzi zarządzanie wiedzą rozkwitło w latach 90. XX wieku, wraz z rozwojem systemów zarządzania informacjami. Był to okres dynamiczny i fundamentalny dla zarządzania wiedzą korporacyjną, powstała wówczas większość z obecnie używanych narzędzi technologicznych. Dynamiczny postęp w tej dziedzinie związany był również z intensywnym rozwojem teorii zarządzania wiedzą we wspomnianym okresie. W latach 90. powstały ponadto pierwsze platformy e-learningowe, których zadaniem było zarządzanie procesem szkoleniowym organizacji - począwszy od oddelegowania pracowników na szkolenie, poprzez realizację szkolenia czy ścieżki edukacyjnej, skończywszy na ocenie, ewaluacji oraz raportowaniu.

Pojawiające się stale nowe rozwiązania technologiczne spowodowały, iż platformy e-learningowe zaczęły spełniać także inne funkcje - rozwijać się w kierunku systemów umożliwiających zarządzanie kapitałem intelektualnym przedsiębiorstw, a następnie zarządzanie wiedzą pracowników. Już w podstawowym modelu wdrożenia bez powiązania z innymi systemami HR platformy e-learningowe mogą służyć do zarządzania pełnym procesem edukacyjnym online - spełniać funkcje edukacyjne, jak również funkcje zarządzania zasobami oraz użytkownikami platformy e-learningowej. Poprzez realizację wskazanych funkcji na poziomie organizacyjnym przy użyciu platform edukacyjnych już przy podstawowym modelu wdrożenia platformy możemy zarządzać wiedzą organizacyjną.

Platformy e-learningowe mogą zostać wdrożone w organizacji w różnego typu modelach. Podstawowe modele wdrożenia platform e-learningowych jako informatycznych systemów zarządzania wiedzą działających samodzielnie lub w konsolidacji z innymi systemami przedstawione zostały na kolejnych schematach.

Model 1 prezentuje platformę edukacyjną jako system przeznaczony do realizacji procesów kształcenia w organizacji. Platforma odgrywa w tym systemie kluczową rolę, konsolidując wszelkiego rodzaju materiały szkoleniowe, nazywane często biblioteką produktów rozwojowych. To różnego rodzaju prezentacje, multimedia, e-booki, instruktarze czy szkolenia e-learningowe. Udostępniane są one różnym działom w obrębie danej organizacji. Zaś wyniki realizacji kursów czy szkoleń przez pracowników - zarówno w ujęciu indywidualnym, jak i grupowym - prezentowane są za pomocą systemów raportowania. W modelu pierwszym raporty dostarczane są do poszczególnych działów przez nadzorującego ich pracę administratora platformy e-learningowej. Wymiana wiedzy zachodzi stale pomiędzy platformą, a jej użytkownikami w poszczególnych działach. Z jednej strony bowiem użytkownicy korzystają z wiedzy udostępnionej na platformie e-learningowej, z drugiej zaś strony - w wyniku wykorzystania dostępnej na platformie wiedzy - tworzą nową wiedzę.

Model 2 prezentuje platformę e-learningową nie tylko jako system zapewniający szeroko pojęty rozwój pracowniczy, ale również jako system testowania wiedzy i umiejętności pracowników. W ramach wdrożenia w organizacji tego modelu pracownicy mogą rozwiązywać na platformie e-learningowej różnego typu testy, np. sprawdzające wiedzę z dowolnej dziedziny, kompetencyjne, stanowiskowe, egzaminy certyfikacyjne, pretesty czy testy po szkoleniu. Raporty z realizacji przez użytkowników pochodzących z różnych działów zarówno szkoleń, jak i testów, przekazywane są indywidualnym pracownikom oraz całym ich grupom czy działom. Platforma e-learningowa jako system konsolidujący w jednym miejscu treści oraz wyniki ewaluacji materiałów szkoleniowych stanowi doskonałe narzędzie analityczne dla pracodawców, pozwalające na optymalizację wewnętrznej oferty szkoleniowej przeznaczonej dla poszczególnych działów, jak również umożliwiające analizę zasadności poniesienia kosztów projektów edukacyjnych. W modelu 2, podobnie jak w modelu 1, raporty dostarczane są do poszczególnych działów przez administratora platformy e-learningowej, który nadzoruje oraz raportuje pracę wszystkich działów, zachodzi również dwukierunkowa wymiana wiedzy pomiędzy platformą, a jej użytkownikami, podobnie jak w modelu 1.



Model 3, podobnie jak model 2, zapewnia pracownikom poszczególnych działów realizację różnego rodzaju produktów rozwojowych, a także testów. Jednak - inaczej niż w modelu 2 - system raportowania stanowi tu wewnętrzny moduł platformy e-learningowej. W takiej koncepcji raportowania każdy z działów organizacji lub osoba specjalnie do tego oddelegowana w danej organizacji może pobrać różnego typu raporty bezpośrednio z poziomu platformy.



W modelu 4 platforma e-learningowa traktowana jest jako baza produktów rozwojowych połączona z systemem testowania oraz systemem raportowania, a także z systemem oceny pracowniczej przeprowadzanej przez daną organizację z użyciem dowolnej metody (90, 180 czy 360 stopni). Moduł oceny pracowniczej może być realizowany wewnętrznie na platformie lub zewnętrznie - z użyciem innej aplikacji transparentnie powiązanej z platformą e-learningową. Niezależnie od przyjętej metody ocena pracownicza jest w znacznym stopniu zautomatyzowana dzięki zastosowaniu formularzy dostępnych na platformie. Pozwala to na gromadzenie wszelkich danych pochodzących z różnych etapów oceny i ich konsolidację oraz na automatyczną analizę poziomu kompetencji pracowników. Ponadto daje możliwość wyznaczania pracownikom automatycznych ścieżek rozwojowych na platformie e-learningowej, w obrębie których mogą oni realizować zarówno tradycyjne, jak i e-learningowe szkolenia oraz zadania rozwojowe. Taka integracja platformy z systemem oceny pracowniczej, wdrożonym wewnętrznie jako moduł platformy bądź poprzez zewnętrzną konsolidację, pozwala na szczegółową analizę stanu wiedzy oraz umiejętności pracowników, jak również na podjęcie środków zaradczych w przypadku wystąpienia u nich luk kompetencyjnych. Umożliwia także promowanie i rozwijanie pracowników wyróżniających się w poszczególnych obszarach kompetencyjnych.



Model 5 reprezentuje platforma e-learningowa pojmowana jako baza produktów rozwojowych połączona z systemami testowania oraz raportowania, a także powiązana z systemem oceny pracowniczej oraz systemem motywacyjnym. Jest to rozwiązanie zaawansowane, pozwalające wpływać bezpośrednio na motywację użytkowników do realizacji szkoleń - produktów rozwojowych, testów czy całych ścieżek edukacyjnych. Pracownicy wszystkich działów objęci systemem rozwojowym skonsolidowanym z systemem motywacyjnym w znacznym stopniu angażują się w edukację online oraz własny rozwój, dostrzegając wagę e-edukacji. System motywacyjny w ujęciu elektronicznym stanowi odwzorowanie systemu merytorycznego przyjętego przez daną organizację.



Model 6 to platforma e-learningowa rozszerzona w stosunku do modelu 5 o system zarządzania talentami oraz narzędzia komunikacyjne umożliwiające wymianę wiedzy. W przedstawionym ujęciu system zarządzania talentami czerpie informacje o pracownikach z systemu oceny pracowniczej, raportów będących wynikiem działań indywidualnych użytkowników oraz grup pracowników na platformie, jak również ze statystyk generowanych przez system motywacyjny. Model stanowi zatem już bardzo złożone rozwiązanie, które wprowadzane jest przez duże, dojrzałe organizacje, najczęściej aspirujące do grona organizacji uczących się lub już znajdujące się w tej grupie.



Model 7 to model, w którym platforma e-learningowa stanowi bazę produktów rozwojowych połączoną z systemem testowania i systemem raportowania, a także powiązaną z systemem oceny pracowniczej, systemem motywacyjnym oraz systemem zarządzania talentami, dodatkowo uzupełnionym o narzędzia komunikacyjne pozwalające na wymianę wiedzy oraz doświadczeń pomiędzy wszystkimi pracownikami organizacji. Platformę taką można również połączyć z systemem rekrutacyjnym, który z jednej strony czerpie z platformy informacje o potrzebach rekrutacyjnych na konkretne, ściśle sprofilowane stanowiska, a z drugiej strony zapewnia automatyczne wprowadzanie na platformę e-learningową wszelkich danych dotyczących nowo rekrutowanych do danej organizacji osób.



Poprzez wdrożenie w organizacjach oraz realizację wskazanych funkcji i zapewnienie powiązań platform edukacyjnych z innymi systemami na poziomie organizacyjnym już przy podstawowym modelu wdrożenia można przy użyciu platform zarządzać wiedzą organizacyjną. W tabeli 1 przedstawione zostały podstawowe funkcje zarządzania wiedzą pracowników, które mogą pełnić platformy e-learningowe wdrożone w organizacji samodzielnie lub w powiązaniu z innymi narzędziami oraz systemami HR.

Podsumowanie

W niniejszym artykule przedstawiono możliwości, jakie daje wdrożenie platformy e-learningowej jako informatycznego systemu zarządzania wiedzą. Przedstawiono różnego typu modele, w jakich funkcjonować może platforma e-learningowa wdrożona jako system zarządzania wiedzą - począwszy od prostych modeli stwarzających jedynie możliwości szeroko rozumianego rozwoju pracowników, a skończywszy na wdrożeniu platformy będącej rozwiązaniem kompleksowym, wspierającym główne grupy procesów zarządzania wiedzą.

Bibliografia

• J. Dąbrowski, G. Gierszewska, Strategie przedsiębiorstwa a zarządzanie wiedzą, Wydawnictwo Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego w Warszawie, Warszawa 2005.
• B. Galwas, M. Plebańska, P. Kopciał, Rola platform edukacyjnych w stacjonarnym modelu kształcenia studiów inżynierskich, Wydawnictwo PJWSTK, Warszawa 2010.
• S. Łobejko, Systemy informacyjne w zarządzaniu wiedzą i innowacją w przedsiębiorstwie, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 2005.
• M. Plebańska, E-learning. Tajniki edukacji na odległość, C.H. Beck, Warszawa 2011.
• M. Plebańska, P. Kopciał, Portal edukacyjny: funkcje i narzędzia, podręcznik multimedialny, Wydawnictwo OKNO PW, Warszawa 2010.