AAA

Publikacja e-wzorów krok po kroku

Marta Matuszewska-Maroń, Karolina Oskory

W niniejszym opracowaniu przedstawione zostały zasady publikacji wzorów dokumentów elektronicznych w Centralnym Repozytorium Dokumentów na platformie ePUAP. Artykuł jest swoistą instrukcją, która opisuje poszczególne kroki, jakie należy podjąć, by opublikować elektroniczny wzór dokumentu w tymże repozytorium. Ponadto w opracowaniu omówiono charakter prawny wzorów dokumentów elektronicznych oraz wyjaśniono, w jaki sposób organy mogą uzyskać bezpłatną pomoc przy ich tworzeniu.

Centralna baza e-wzorów

Zgodnie z ustawą o informatyzacji minister właściwy do spraw informatyzacji w ramach ePUAP prowadzi centralne repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych (CRD). Jego funkcjonowanie uregulowano m.in. w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych1, które weszło w życie 30 października 2011 roku.

Organy administracji publicznej mają obowiązek przekazywać do CRD oraz udostępniać w Biuletynie Informacji Publicznej wzory pism w postaci dokumentów elektronicznych. Dostęp do repozytorium jest bezpłatny i umożliwia pobranie dowolnego opublikowanego tam wzoru dokumentu. W praktyce oznacza to utworzenie centralnej bazy wzorów akceptowanych przez polskie urzędy, która stanowi bezpieczne źródło informacji o dokumentach elektronicznych administracji publicznej. Niezależnie od obowiązku wynikającego z ustawy o informatyzacji organy administracji publicznej mogą posiadać własne repozytoria wzorców tychże dokumentów lub prowadzić je wspólnie z innymi organami administracji publicznej.

Jak się poruszać po stronie CRD

CRD mieści się na platformie ePUAP na stronie: http://epuap.gov.pl/wps/portal/E2_CRD. Przejście do CRD ze strony głównej znajduje się w sekcji Podmioty publiczne pod linkiem Wzory dokumentów (rys. 1).

Rysunek 1. Widok strony głównej platformy ePUAP

Źródło: http://epuap.gov.pl/wps/portal

Dominującą część podstrony CRD zajmuje tabela zawierająca chronologicznie ułożoną listę opublikowanych wzorów dokumentów (rys. 2). Wykaz ten można sortować według każdej z kolumn, czyli: Nr wzoru, Data publikacji, Nazwa instytucji, Dotyczy, Czy aktualny2.

Rysunek 2. Widok podstrony CRD

Źródło: http://epuap.gov.pl/wps/portal/E2_CRD

Numer wzoru to unikalny identyfikator wzorca danego dokumentu elektronicznego. Składa się z liczb oddzielonych znakiem "/". Pierwsze cztery cyfry tworzą rok publikacji, następne dwie to miesiąc, dalej dzień, a ostatnia liczba przypisywana jest w sposób narastający od początku istnienia repozytorium każdemu pojawiającemu się tam wzorcowi. Data publikacji odpowiada dniowi, w którym administrator CRD upublicznił dany wzór w repozytorium. Nazwa instytucji to pełna nazwa uprawnionej do publikacji jednostki administracji publicznej, która złożyła wniosek o opublikowanie konkretnego wzoru dokumentu elektronicznego. Nasuwa się tu wątpliwość, czy wskazywanie nazwy instytucji jest zasadne, gdyż z punktu widzenia prawnego powinna się tam znaleźć nazwa organu, czyli np. zamiast Ministerstwo Finansów - minister właściwy ds. finansów.

Kolumna Dotyczy tak naprawdę odnosi się do nazwy dokumentu, którego wzór ma być opublikowany. Należałoby bardziej usystematyzować nomenklaturę, gdyż obecnie każdy organ może nazwać dany wzór jak chce. Powinny zostać ustalone wytyczne, by zachować spójność terminów oraz by użytkownik mógł w prosty sposób odnaleźć interesujący go dokument. Ostatnia informacja, Czy aktualny, może przybierać dwie wartości T (tak) lub N (nie) i określa, czy wzorzec jest w danym momencie prawnie aktualny. Wydaje się to informacją niepotrzebną, gdyż w CRD powinny znajdować się tylko najaktualniejsze wzory - w momencie gdy któryś z nich traci ważność, należałoby przenosić go do archiwum, którego ewidentnie brakuje w strukturze CRD.

Repozytorium można również przeszukiwać na wiele sposobów (rys. 3) zgodnie z informacjami omawianymi powyżej, które musi określić każdy podmiot publikujący.

Rysunek 3. Wyszukiwanie zaawansowane

Źródło: http://epuap.gov.pl/wps/portal/E2_CRD

Przejście na Szczegółowe informacje (rys. 4) umożliwia, oprócz wyświetlenia informacji podstawowych, zapoznanie się z innymi elementami wzoru, takimi jak Pliki wzoru oraz Wersje i atrybuty. Pliki wzoru to: wyróżnik (XML), który zawiera podstawę prawną do określenia danego wzorca, nazwę instytucji publikującej oraz krótki opis dokumentu; schemat (XSD) określający strukturę dokumentu; styl (XSL) pozwalający na wizualizację danego formatu XML. Wersjonowanie ukazuje poprzednią wersję wzoru, o ile taka istniała, natomiast Atrybuty wskazują ewentualne dodatkowe informacje.

Rysunek 4. Szczegółowe informacje o wzorze

Źródło: http://epuap.gov.pl

Czym jest e-wzór? Charakter prawny wzorów dokumentów elektronicznych

ePUAP udostępnia wzory dokumentów oraz inne artefakty, które uzyskały status rekomendowanych w procesie standaryzacyjnym w ramach organizacji interoperacyjności3. Jeżeli wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań, o których mowa w art. 63 § 3a Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego4. Podanie wniesione w formie dokumentu elektronicznego powinno jednak:

  • zostać uwierzytelnione przy użyciu mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo ust. 25 ustawy o informatyzacji oraz
  • zawierać dane w ustalonym formacie, zawartym we wzorze podania określonym w odrębnych przepisach, jeżeli przepisy te nakazują wnoszenie podań według określonego wzoru.

W rozporządzeniu w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych doprecyzowano, które organy są odpowiedzialne za publikację poszczególnych rodzajów wzorów. Przepisy § 19 oraz § 27 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych uszczegóławiają art. 19b ustawy o informatyzacji, wskazując organy administracji publicznej obowiązane przekazać do CRD wzory pism w postaci dokumentów elektronicznych. Zgodnie z rozporządzeniem organem właściwym do publikacji wzoru dokumentu elektronicznego na podstawie § 27 ust. 1 jest organ wskazany w przepisach prawa jako właściwy do określenia wzoru. Z kolei § 27 ust. 2 omawianego rozporządzenia przewiduje, iż w przypadku, gdy w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru, wzór dokumentu elektronicznego może zostać przekazany do centralnego repozytorium (CRD) przez podmiot publiczny6 właściwy dla załatwiania danego rodzaju spraw. W praktyce może pojawić się więc kilka bądź kilkanaście wzorów dokumentów do tych samych procedur administracyjnych, realizowanych przez różne organy. Ich forma i treść (oprócz określonych ustawowo elementów) może się znacznie różnić, w zależności od tego, który organ właściwy miejscowo opublikował wzór dokumentu w CRD. Dla przykładu wójt gminy może opublikować w CRD stworzony przez siebie wzór wniosku o wydanie jednorazowego zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży i poza nim. W tym czasie wójt sąsiedniej gminy lub prezydent sąsiedniego miasta może również opublikować swój wzór tego wniosku. Doprowadzi to do sytuacji, w której np. na terenie jednego powiatu w dwóch sąsiadujących gminach będą obowiązywały dwa różne wzory wniosków do załatwienia tego samego rodzaju sprawy7.

Wobec powyższego istotna jest kwestia możliwości wykorzystania wzoru opublikowanego przez jeden organ przez inny organ właściwy dla przeprowadzenia tych samych procedur administracyjnych. Jest to możliwe ze względu na fakt, iż wzory dokumentów nie są utworami. Zgodnie bowiem z art. 4 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych8 urzędowe dokumenty nie stanowią przedmiotu prawa autorskiego. Pojęcie "dokumentu urzędowego" należy interpretować w świetle przepisów art. 244 § 1 i 2 Kodeksu postępowania cywilnego9 oraz art. 76 § 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Z zawartych tam definicji wynika, że dokumentem urzędowym jest dokument sporządzony w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania. Dokumenty urzędowe stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone lub zaświadczone10. Agata Niżnik-Mucha w glosie do wyroku WSA z dnia 21 lutego 2006 r.11 podkreśla, że o ile pojęcie "dokumentu urzędowego" jest dość ściśle określone, o tyle termin "materiał urzędowy" jest niedookreślony i niezwykle pojemny. Wobec braku jakiejkolwiek regulacji prawnej, która wyznaczałaby zakres tego pojęcia, cały ciężar ustalenia zakresu jego desygnatów spoczął na sądach. Na gruncie orzecznictwa podkreśla się, że w zakresie pojęcia "materiał urzędowy" mieści się wszystko to, co - nie będąc dokumentem - jest "urzędowe"12. Materiałem urzędowym jest to, co pochodzi od urzędu lub innej instytucji państwowej bądź dotyczy sprawy urzędowej albo powstało w rezultacie zastosowania procedury urzędowej13.

Ratio legis postawienia poza zakresem przedmiotu prawa autorskiego urzędowych dokumentów, materiałów i aktów normatywnych związane jest z interesem publicznym, wyrażającym się w swobodzie dostępu i korzystania z tego rodzaju materiałów, mimo że w wielu przypadkach można by je uznać za rezultaty pracy twórczej zasługujące na autorskoprawną ochronę14. W orzecznictwie stwierdzono, że treść wszelkiego rodzaju dokumentów w jakikolwiek sposób dotyczących organu, bez względu na to, co jest ich przedmiotem, jest informacją publiczną. Przy czym nie chodzi tylko o dokumenty wytworzone przez organ, ale i takie, których organ używa przy realizacji przewidzianych prawem zadań (także te, które tylko w części dotyczą organu), nawet gdy nie pochodzą wprost od niego. Są to więc materiały niezbędne do wykonywania zadań publicznych przez organy władzy publicznej, skierowane do tych organów i wykorzystywane przy załatwianiu konkretnych spraw, co przesądza o uznaniu ich za informację publiczną15. Tymczasem, zgodnie z Konstytucją16, prawo do uzyskiwania informacji obejmuje dostęp do dokumentów, a na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej17 podmiot udostępniający informację publiczną jest zobowiązany zapewnić możliwość kopiowania informacji publicznej, jej wydruku, przesłania bądź przeniesienia jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji.

Należy jednak podkreślić, że do przedmiotu prawa autorskiego należy środowisko informatyczne, na którym "działają" wzory - oprogramowanie komputerowe, aplikacje itd. Dlatego należy odróżnić wzór urzędowy, elektroniczny wzór urzędowy oraz formularz elektroniczny. O ile wzór urzędowy, w tym również elektroniczny, nie jest utworem (na podstawie art. 4 pkt. 2 ustawy o prawie autorskim), o tyle formularz elektroniczny może już stanowić utwór.

Formularz elektroniczny to oprogramowanie, które jest wykorzystywane do utworzenia poprawnego dokumentu elektronicznego zgodnego ze wzorem. Formularze mogą przybierać różne formy - od prostych interaktywnych blankietów po złożone kreatory zadające stosowne pytania i generujące na podstawie odpowiedzi konkretne dokumenty. Jednakże typowy formularz, tworzony na przykład za pomocą edytora platformy ePUAP, składa się m.in. z pól tekstowych i edycyjnych, pól wyboru typu Check lub RadioButton, list rozwijanych oraz przycisków z poleceniem Załącz.

Ponieważ wzory mają charakter publiczny i nie są przedmiotem prawa autorskiego, opublikowany przez jeden organ (np. wójta jednej gminy) wzór może być wykorzystany przez inny organ właściwy (np. wójta drugiej gminy). Istotne jest, by organ, który publikował wzór (wójt pierwszej gminy) nie wpisywał na stałe swojego adresu, ponieważ wtedy kolejny organ nie wykorzysta już tego wzoru. Z zasady wzór danego dokumentu ma mieć charakter ogólny - nie powinien zawierać danych identyfikujących konkretny organ, lecz umożliwiać wykorzystanie go przez wiele instytucji tego samego typu, np. urzędy marszałkowskie. Centralna baza wzorów, jaką jest CRD, ma służyć do ujednolicenia dokumentów elektronicznych, tak by dążyć do spójnego na skalę państwową wzorca dla konkretnej sprawy administracyjnej.

Struktura dokumentów elektronicznych

Zgodnie z ustawą o informatyzacji przy sporządzaniu wzorów pism stosuje się międzynarodowe standardy dotyczące sporządzania dokumentów elektronicznych przez organy administracji publicznej, z uwzględnieniem konieczności podpisywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W CRD umieszcza się, przechowuje i udostępnia wzory pism, które uwzględniają niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach18.

Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych, powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych jednostkach organizacyjnych, określa Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych19.

Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane20:

  1. identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
  2. twórca - podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;
  3. tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
  4. data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
  5. format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;
  6. dostęp - określenie, komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;
  7. typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);
  8. relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
  9. odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
  10. grupowanie - wskazanie przynależności do zbioru dokumentów
  11. kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;
  12. język - kod języka naturalnego zgodny z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
  13. opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;
  14. uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych niż określone w przedmiotowym rozporządzeniu nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML i zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych. Aby dany wzór dokumentu elektronicznego został opublikowany w CRD i stał się wzorem wiążącym dla konkretnej procedury administracyjnej realizowanej drogą elektroniczną, należy poprawnie zbudować jego wyróżnik. Wzór w CRD może umieścić jedynie organ wskazany w przepisach prawa do określenia takiego wzoru lub organ właściwy do załatwiania danej sprawy.

Bezpłatna pomoc w ramach projektu UEPA

Wzory dokumentów elektronicznych są niezbędne do przeprowadzenia procedur administracyjnych drogą elektroniczną. Każdy dokument funkcjonujący w obiegu elektronicznym musi posiadać swój wzór opublikowany w repozytorium. Jeżeli bowiem wzór podania określają odrębne przepisy, to umieszczenie wzoru dokumentu elektronicznego przez organy administracji publicznej w centralnym repozytorium jest równoznaczne z określeniem wzoru wnoszenia podań, o których mowa w art. 63 § 3a Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego21. Ponadto można skorzystać ze wzoru pisma ogólnego opublikowanego przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Ogólny wzór elektroniczny przeznaczony do tworzenia pism w postaci elektronicznej, wnoszonych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej lub doręczanych może być wykorzystywany przez podmioty publiczne za poświadczeniem doręczenia, w przypadkach gdy spełnione są łącznie następujące warunki:

  • w przepisach odrębnych nie został określony organ właściwy do określenia wzoru,
  • podmiot publiczny, do którego kierowane jest podanie, żądanie, wyjaśnienie lub inna czynność w postaci elektronicznej, nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie danej sprawy w tym podmiocie,
  • przepisy prawa nie wskazują jednoznacznie, że jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie na piśmie w postaci papierowej.

Wymóg zapewnienia usługodawcom dopełnienia procedur i formalności koniecznych do podjęcia działalności usługowej drogą elektroniczną nakłada na państwa członkowskie Unii Europejskiej Dyrektywa 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotycząca usług na rynku wewnętrznym22. Dostęp do informacji o wymogach niezbędnych do realizacji procedur administracyjnych oraz możliwość dopełnienia procedur i formalności koniecznych do uzyskania zezwolenia niezbędnego do prowadzenia usługowej działalności ma zapewnić usługodawcom elektroniczny Punkt Kontaktowy (ePK)23. ePK jest swoistą "nakładką" na platformę ePUAP, która zawiera opisy procedury oraz instrukcję dla wnioskodawców, co należy krok po kroku uczynić, by skutecznie przeprowadzić daną procedurę administracyjną. Natomiast gdy wnioskodawca zamierza przeprowadzić procedurę w sposób elektroniczny, zostaje przekierowany na platformę ePUAP, na której znajdują się odpowiednie mechanizmy umożliwiające realizację procedury online.

Ministerstwo Gospodarki (MG), w celu wsparcia organów administracji publicznej w realizacji zadań wynikających z Ustawy z dnia 4 marca 2010 roku o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej24 oraz Ustawy z dnia z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej25, które są podstawą funkcjonowania ePK, realizuje projekt Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację (w skrócie UEPA)26. Pomoc w zakresie tworzenia elektronicznych wzorów dokumentów świadczy partner projektu UEPA - Instytut Logistyki i Magazynowania (ILiM), z siedzibą w Poznaniu. Tworzone wzory spełniają wymagania określone w rozporządzeniu w sprawie dokumentów elektronicznych, a więc zawierają:
  • określenie struktury pism zdefiniowane w formacie danych XSD,
  • określenie sposobu wizualizacji pism zdefiniowane w formacie danych XSL,
  • metadane w formacie XML jako wyróżnik opisujący wzór dokumentu elektronicznego (twórca wzoru, podstawa prawna, tytuł wzoru oraz opis).
Zgodnie z obowiązującym prawem organem właściwym umocowanym do stworzenia wzoru jest organ wskazany w delegacji ustawowej do jego określenia, co ostatecznie obliguje organ do wydania aktu wykonawczego ustalającego wygląd danego dokumentu. Wówczas podstawą prawną określoną w wyróżniku musi być ustawa zawierająca konkretną delegację do stworzenia wzoru dokumentu. Jeżeli natomiast takowej nie ma, uprawniony staje się podmiot publiczny realizujący daną procedurę administracyjną. Może to być np. wójt, burmistrz lub prezydent miasta, marszałek województwa, wojewoda, starosta, wojewódzki lekarz weterynarii, dyrektor izby celnej. W takim przypadku jako podstawę prawną należy wskazać §27 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych, który stanowi:

W przypadku gdy w przepisach prawa nie został wskazany organ właściwy do określenia wzoru, wzór dokumentu elektronicznego może przekazać do centralnego repozytorium podmiot określony w art. 2 ustawy, zwany dalej "podmiotem publicznym", jeżeli w tym wzorze jest określony zakres użytkowy dokumentów elektronicznych właściwych dla załatwiania przez ten podmiot danego rodzaju spraw.

Aby tworzyć od podstaw wzorzec elektronicznego dokumentu, należy zaznajomić się z szerokim spektrum obostrzeń prawnych i wszelkich przepisów uprawniających dany podmiot do publikacji. Jest to zadanie czasochłonne i wymagające stosownej wiedzy oraz biegłości w danej tematyce. Stąd inicjatywa w postaci projektu UEPA, którego jednym z celów jest wdrożenie procedur elektronicznych związanych z działalnością gospodarczą.

Publikacja w CRD krok po kroku

Aby wzór dokumentu elektronicznego zaistniał w prawnym obiegu, musi zostać prawidłowo opublikowany w CRD. Żeby osiągnąć ten cel - móc złożyć wniosek dotyczący publikacji wzorca - jednostka administracji publicznej przede wszystkim musi posiadać konto na platformie ePUAP z uprawnieniami podmiotu publicznego (rys. 5). Aktywowanie tychże uprawnień następuje po poprawnym wysłaniu wniosku do Ministra Administracji i Cyfryzacji drogą tradycyjną bądź za pośrednictwem platformy ePUAP w sposób elektroniczny. Przy wyborze drugiej ścieżki należy pamiętać, aby podpisać dokument bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym certyfikatem kwalifikowanym.

Rysunek 5. Wniosek o nadanie uprawnień podmiotowi publicznemu

Źródło: http://epuap.gov.pl

Po przyznaniu stosownych uprawnień podmiot kieruje do Ministra Administracji i Cyfryzacji właściwy wniosek w sprawie opublikowania danego wzoru dokumentu elektronicznego. Należy w tym celu zalogować się na platformie ePUAP27.

Następnie na stronie głównej w polu Szukaj w portalu ePUAP, należy wpisać: Opublikowanie wzoru w Centralnym Repozytorium Wzorów Elektronicznych i uruchomić wyszukiwanie poleceniem Szukaj. Z listy wyników wyszukiwania należy wybrać usługę publikowania wzoru dokumentu (rys. 6).

Rysunek 6. Lista wyników

Źródło: http://epuap.gov.pl

Użytkownik zostaje przeniesiony stronę zawierającą formularz wniosku o nazwie Opublikowanie wzoru dokumentu elektronicznego w centralnym repozytorium (rys. 7). Usługa ta jest udostępniona przez ministra właściwego ds. informatyzacji, którą to funkcję sprawuje obecnie Minister Administracji i Cyfryzacji (MAiC).

W sekcji Gdzie chcesz załatwić sprawę powinno być wpisane "miasto Warszawa", gdyż wskazuje ona siedzibę organu udostępniającego daną usługę, którym jest MAiC, rezydujący właśnie w stolicy. Poniżej wyświetlana jest ramka zawierająca nazwę danego formularza oraz przycisk Przejdź do formularza.

Kolejną informacją prezentowaną na karcie usługi jest Urząd, w którym załatwisz sprawę wraz ze wskazaniem adresu, telefonów oraz ewentualnych uwag. Punkt Kogo dotyczy określa podmioty, które z mocy prawa mogą skorzystać z przedmiotowego formularza i zgłosić do publikacji wzór dokumentu elektronicznego. Czas realizacji wskazuje maksymalny czas, jaki zastrzega sobie adresat wniosku na jego rozpatrzenie i udzielenie stosownej odpowiedzi, którą może być informacja o zgodzie na publikację danego wzorca lub odmowa określająca błędy i uchybienia do ewentualnego usunięcia i ponownego przesłania wniosku. W sekcji Wymagane dokumenty opisano pliki będące załącznikami do wniosku. Są one wymagane przepisami prawa i stanowią najważniejszą część wniosku. Mowa o plikach wspominanych wcześniej w artykule, czyli wyróżniku, schemacie oraz stylu. Opłaty informują potencjalnego wnioskodawcę o kosztach, jakie pociąga za sobą rozpoczęcie danej sprawy administracyjnej - w tym przypadku nie ma żadnych opłat, gdyż złożenie przedmiotowego wniosku do MAiC jest bezpłatne. W punkcie Tryb odwoławczy użytkownik informowany jest o możliwościach wniesienia odwołań od decyzji, jednakże przy wniosku o publikację wzorca dokumentu takiej procedury się nie przewiduje.

Jako ostatnia wskazywana jest Podstawa prawna świadczenia danej e-usługi. Przy publikacji wzorów w CRD jest to § 30 Rozporządzenia w sprawie dokumentów elektronicznych, który stanowi:
  • 1. Minister określa i umieszcza w centralnym repozytorium wzór dokumentu elektronicznego wniosku, o którym mowa w § 29.
  • 2. Minister udostępnia na ePUAP formularz elektroniczny umożliwiający złożenie tego wniosku za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
  • 3. Minister umieszcza w BIP odwołanie do formularza elektronicznego, o którym mowa w ust. 2.


Rysunek 7. Usługa MAiC

Źródło: http://epuap.gov.pl

Formularz elektroniczny wniosku do MAiC o opublikowanie wzoru dokumentu elektronicznego w Centralnym Repozytorium zawiera 4 główne sekcje (rys. 8).

Pierwszą z nich jest Podmiot publiczny zgłaszający wzór do publikacji. Sekcja zostaje automatycznie wypełniona danymi pobranymi z profilu organizacji. Wszelkie dane wpisane podczas rejestracji konta migrują do formularza i podlegają jedynie ewentualnym uzupełnieniom oraz weryfikacji przez użytkownika.

W Treści wniosku standardowy tekst jest już wpisany, natomiast wnioskodawca uzupełnia szczegółowe informacje. Trzeba określić, czy wnioskowany wzór jest aktualizacją już istniejącego, czy też jest nowym tworem, który po raz pierwszy będzie publikowany w CRD. Przy modyfikacji wzoru należy wprowadzić identyfikator zmienianego wzorca oraz wpisać wagę transformacji, używając słów: istotna, średnia lub mała. W momencie zgłaszania nowego wzoru podaje się powód wprowadzenia pierwszej wersji w prawny obrót, np. wejście w życie nowego rozporządzenia określającego wzór wniosku.

Trzecia sekcja dotyczy Pracownika publikującego wzór, który identyfikowany jest poprzez wpisanie imienia, nazwiska oraz numeru PESEL.

Ostatnia, a zarazem najważniejsza sekcja to Załączniki. Tutaj zamieszczone powinny zostać trzy charakterystyczne pliki określające dany wzór dokumentu elektronicznego. Mowa o wyróżniku w formacie XML, który opisuje wzorzec za pomocą nazwy, podstawy prawnej i podmiotu publikującego oraz o schemacie w formacie XSD, niezbędnym do zdefiniowania struktury dokumentu i stylu, będącego wizualizacją wyglądu danego wzorca. Dodatkowym załącznikiem może być tzw. przykład (XML), który pokazuje wypełniony przykładowymi danymi dokument elektroniczny - jest to swoisty "podgląd wydruku", jednakże nie jest wymagany przy składaniu przedmiotowego wniosku.

Wszystkie wymienione pliki należy załączyć, a następnie przejść na dół dokumentu, gdzie znajdują się przyciski Wyjdź bez zapisywania, Zapisz oraz Zapisz i przejdź dalej. Aby prawidłowo przesłać wniosek, trzeba wybrać trzecią opcję, czyli Zapisz i przejdź dalej.

Rysunek 8. Formularz elektroniczny wniosku do MAiC

Źródło: http://epuap.gov.pl/wps/portal/E2_OpisUslugi; dostęp po zalogowaniu się

Końcowym etapem jest podpisanie uprzednio wypełnionego wniosku elektronicznego. W przypadku składania podania do MAiC w celu publikacji wzoru dokumentu podmiot publiczny musi podpisać wniosek profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym certyfikatem kwalifikowanym.

Na zakończenie użytkownik zobaczy stosowny komunikat potwierdzający wysłanie wniosku. Tak sporządzony, podpisany dokument przesyłany jest do skrzynki podawczej MAiC, gdzie zostanie przeanalizowany wraz z załącznikami, a następnie przekazany do rozpatrzenia.

Podsumowanie

Publikacja wzorca dokumentu elektronicznego nie jest skomplikowana, należy jednakże pamiętać o kilku zasadach opisanych w niniejszym artykule, a wirtualny świat e-administracji będzie stał otworem zarówno dla obywateli i przedsiębiorców chcących dopełnić procedur drogą elektroniczną, jak i dla pracowników administracji publicznej, którzy uproszczą i zautomatyzują procedury, by jak najefektywniej oraz w jak najłatwiejszy sposób świadczyć e-usługi. Tym samym ułatwią oni komunikację pomiędzy obywatelami czy przedsiębiorcami a administracją oraz w obrębie samych instytucji publicznych.

Bibliografia

  • J. Barta, R. Markiewicz (red.), Komentarz do art. 4 ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych, LEX.
  • Dyrektywa 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. dotycząca usług na rynku wewnętrznym (Dz. Urz. 2006 L 376/36).
  • Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 r. Nr 78 poz. 483).
  • Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 206 poz. 1517).
  • Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2011 r. Nr 206 poz. 1216).
  • Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 ze zmianami).
  • Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 43 poz. 296).
  • Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. Nr 112 poz. 1198).
  • Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2005 r. Nr 64 poz. 565).
  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 ze zmianami).
  • Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.Urz. z 2006 r. Nr 90 poz. 631 j.t.).
  • Ustawa z dnia z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2007 r. Nr 155 poz. 1095 ze zmianami).
  • Ustawa z dnia 4 marca 2010 roku o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.Urz. z 2010 r. Nr 47 poz. 278).
  • Wyrok NSA z dnia 10 grudnia 1997 r., sygn. III SA 889/96.
  • Wyrok NSA z dnia 19 lutego 1997 r., sygn. SA/Kr 1062/96.
  • Wyrok SN z dnia 26 września 2001 r., sygn. IV CKN 458/00.
  • Wyrok WSA w Opolu z dnia 17 stycznia 2008 r., II SAB/Op 20/07, LEX nr 505255.

Netografia

INFORMACJE O AUTORACH

MARTA MATUSZEWSKA-MAROŃ

Autorka jest absolwentką Wydziału Prawa Administracji oraz Wydziału Nauk Politycznych i Dziennikarstwa Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, obecnie jest na aplikacji radcowskiej. Pracuje w Instytucie Logistyki i Magazynowania (ILiM) - instytucie badawczym z siedzibą w Poznaniu, który wraz z Ministerstwem Gospodarki i Krajową Izbą Gospodarczą realizuje projekt Uproszczenie procedur związanych z podejmowaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej poprzez ich elektronizację i wdrożenie idei "jednego okienka" (UEPA). W projekcie UEPA pełni funkcję Kierownika obszaru zadaniowego ds. uproszczeń procedur administracyjnych, w ramach którego tworzone są propozycje zmian i uproszczenia procedur związanych z podejmowaniem, prowadzeniem i zakończeniem działalności gospodarczej. Zainteresowania badawcze autorki obejmują szeroko pojętą deregulację procedur administracyjnych oraz zmiany w prawie związane z ich elektronizacją.



KAROLINA OSKORY

Autorka jest absolwentką Wydziału Budowy Maszyn i Zarządzania Politechniki Poznańskiej na kierunku Zarządzanie i Inżynieria Produkcji, w specjalności Systemy Informatyczne Zarządzania. Pracuje w Instytucie Logistyki i Magazynowania (ILiM) - przy projekcie UEPA, gdzie pełni funkcję Kierownika obszaru zadaniowego ds. elektronizacji procedur administracyjnych, w ramach którego tworzone są wzory dokumentów elektronicznych oraz aplikacje wraz z e-usługami, obsługujące procedury administracyjne związane z podejmowaniem, prowadzeniem i zamykaniem działalności gospodarczej. Zainteresowania autorki koncentrują się wokół szeroko pojętej informatyzacji.

 

Informacje o artykule

pdf abstract in English

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarzy do tego artykułu.

dodaj komentarz dodaj komentarz

Przypisy

1 Dz.Urz. z 2011 r. Nr 206 poz. 1216, zwane dalej rozporządzeniem w sprawie dokumentów elektronicznych.

2 Więcej o strukturze strony: zob. M. Matuszewska-Maroń, J. Góral-Kaczmarek, Centralna baza e-wzorów w świetle nowych przepisów – ułatwienie czy komplikacja?, „e-mentor” 2011, nr 5 (42), www.e-mentor.edu.pl.... [27.09.2012].

3 ePUAP, Repozytorium Wzorów Dokumentów, epuap.gov.pl/wps/po....

4 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.Urz. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 ze zm.), zwana dalej Kodeksem postępowania administracyjnego.

5 Art. 20a. 1. Identyfikacja użytkownika systemów teleinformatycznych udostępnianych przez podmioty określone w art. 2 następuje poprzez zastosowanie kwalifikowanego certyfikatu przy zachowaniu zasad przewidzianych w ustawie z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.Urz. Nr 130 poz. 1450 ze zm.) lub profilu zaufanego ePUAP. 2. Podmiot publiczny, który używa do realizacji zadań publicznych systemy teleinformatyczne, może umożliwiać użytkownikom identyfikację w tym systemie przez zastosowanie innych technologii, chyba że odrębne przepisy przewidują obowiązek dokonania czynności w siedzibie podmiotu publicznego.

6 Podmiotami publicznymi – zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.Urz. z 2005 r. Nr 64 poz. 565) – są:
1) organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy, jednostki organizacyjne prokuratury, a także jednostki samorządu terytorialnego i ich organy,
2) jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
3) fundusze celowe,
4) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej oraz spółki wykonujące działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej,
5) Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
6) Narodowy Fundusz Zdrowia,
7) państwowe lub samorządowe osoby prawne, utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu realizacji zadań publicznych.

7 M. Matuszewska-Maroń, J. Góral-Kaczmarek, dz.cyt., s. 86.

8 Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.Urz.z 2006 r. Nr 90 poz. 631 j.t.), zwana dalej ustawą o prawach autorskich.

9 Ustawa z dnia 17 listopada 1964 roku - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.Urz. z 1964 r. Nr 43 poz. 296).

10 Wyrok NSA w Warszawie z dnia 10 grudnia 1997 r., III SA 889/96.

11 II SA/Gd 897/05, "Przegląd Sejmowy" 2008, nr 1 (84), Teza nr 2, www.sejm.gov.pl/wyd.... [28.09.2012].

12 Wyrok NSA z dnia 19 lutego 1997 r., sygn. SA/Kr 1062/96.

13 Wyrok SN z dnia 26 września 2001 r., sygn. IV CKN 458/00.

14 Por. J. Barta, R. Markiewicz (red.), Komentarz do art. 4 ustawy o prawach autorskich i prawach pokrewnych, LEX.

15 Wyrok WSA w Opolu z dnia 17 stycznia 2008 r., II SAB/Op 20/07, LEX nr 505255.

16 Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz.Urz. z 1997 r. Nr 78 poz. 483).

17 Art. 12 ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.Urz. z 2001 r. Nr 112 poz. 1198).

18 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.Urz. z 2006 r. Nr 97 poz. 673 ze zmianami).

19 Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.Urz. z 2006 r. Nr 206 poz. 1517).

20 Metadane w rozumieniu rozporządzenia to zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym, usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie nim.

21 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.Urz. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 ze zmianami).

22 Dyrektywa 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 12 grudnia 2006 r. (Dz. Urz. 2006 L 376/36), zwana dalej dyrektywą usługową.

23 Pojedynczy Punkt Kontaktowy, www.eu-go.gov.pl

24 Ustawa z dnia 4 marca 2010 roku o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskie (Dz.Urz. z 2010 r. Nr 47, poz. 278).

25 Ustawa z dnia z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.Urz. z 2007 r. Nr 155 poz. 1095 ze zm.), zwana dalej ustawą o sdg.

26 Projekt UEPA realizowany w ramach Priorytetu V POKL - Dobre rządzenie (Działanie 5.3. - Wsparcie na rzecz realizacji Strategii Lizbońskiej), którego liderem jest Ministerstwo Gospodarki, a partnerami Instytut Logistyki i Magazynowania w Poznaniu oraz Krajowa Izba Gospodarcza.

27 ePUAP, www.epuap.gov.pl