AAA

Mapowanie wiedzy w przedsiębiorstwie

Piotr Wachowiak

Jednym z podstawowych zadań w przedsiębiorstwie, umożliwiającym efektywne wykorzystanie przez nie wiedzy, jest ujawnienie i zlokalizowanie zasobów wiedzy. Lokalizacja wiedzy może odbywać się za pomocą wielu narzędzi, do których można zaliczyć m.in. mapy wiedzy. Są one graficznym odwzorowaniem wzajemnych zależności między istniejącymi w przedsiębiorstwie aktywami intelektualnymi, źródłami wiedzy i jej strukturami oraz zastosowaniami1.

Klasyfikacja map wiedzy

Koncepcję wykorzystania map wiedzy jako narzędzia lokalizacji zasobów wiedzy pierwszy zaproponował, pod koniec lat 90. ubiegłego wieku, M. Eppler, a rozpropagowali ją m. in.: G. Probst, S. Raub i K. Romhardt2. Zdaniem autorów mapy wiedzy umożliwią usystematyzowanie nowych zasobów intelektualnych oraz powiązanie zadań z aktywami intelektualnymi będącymi w dyspozycji organizacji. Wszelkie zawarte w mapach wiedzy informacje mogą być zapisane w postaci elektronicznej, organizowane według różnych kryteriów i prezentowane za pomocą programów graficznych. Dzięki temu zwiększa się dostępność różnych rodzajów wiedzy dla wielu osób, w dowolnym czasie i miejscu.

Mapy wiedzy podlegają klasyfikacji ze względu na swoją strukturę. Do najczęściej prezentowanych rodzajów map wiedzy zalicza się: mapy zasobów informacji, topograficzne mapy wiedzy, mapy źródeł wiedzy, systemy informacji geograficznej.

Mapy zasobów informacji określają ich rozmieszczenie i sposób przechowywania (centralna baza danych, płyta CD, papier czy pamięć emerytowanego pracownika organizacji). Mapy takie uwzględniają stopień nagromadzenia zasobów wiedzy i dostarczają użytkownikowi informacji dotyczących sposobu dalszego ich przetwarzania.

Topograficzne mapy wiedzy pozwalają na szybkie zlokalizowanie osób dysponujących określonymi umiejętnościami i wiedzą (np. z dziedziny marketingu lub finansów) oraz określenie poziomu tej wiedzy. Dzięki mapom możliwe jest też pozyskanie informacji, na jakim szczeblu hierarchii organizacyjnej znajdują się te osoby.

Mapy źródeł wiedzy wskazują, kto (imiennie) w zespole, w całej organizacji lub w jej otoczeniu dysponuje wartościowymi zasobami wiedzy, które mogą być wykorzystane przy realizacji konkretnych projektów.

Systemy informacji geograficznej służą do ustalenia geograficznego rozmieszczenia zasobów wiedzy (np. mapa obszarów dostaw przydatna jest do planowania działań logistycznych). Są one wyjątkowo praktyczną metodą prezentacji danych, wykorzystującą oprogramowanie i płyty CD. Mogą w dużym stopniu wpływać na skuteczność decyzji kierownictwa organizacji.

Jak tworzyć mapy wiedzy?

Każda z wymienionych map wiedzy może być zaprezentowana w formie dwuwymiarowej macierzy wiedzy, gdzie każda z osi oznacza inną zmienną. Dobór zmiennych jest dowolny i zależny od celu określenia lokalizacji wiedzy.

Zaprezentowany poniżej model mapowania wiedzy w przedsiębiorstwie należy do kategorii map zasobów informacji oraz po części do kategorii topograficznych map wiedzy. Model ten umożliwia lokalizację wiedzy w dwóch wymiarach: portfelowym oraz funkcjonalnym. Mapowanie wiedzy obejmuje dwa podsystemy: mapowania wiedzy odnoszącej się do konstruowania portfela działalności przedsiębiorstwa i zarządzania nim oraz związany z poszczególnymi funkcjami realizowanymi w przedsiębiorstwie. Umożliwia również zbudowanie mapy wiedzy lokalizowanej w poszczególnych komórkach organizacyjnych przedsiębiorstwa.

Podsystem portfelowy mapowania wiedzy

Portfel przedsiębiorstwa jest określony przez konkretną liczbę sektorów, w których ono działa, liczbę rynków geograficznych, na których jest obecne i liczbę segmentów, które obsługuje. Podsystem portfelowy mapowania wiedzy ma za zadanie informacyjne obsłużenie poszczególnych dziedzin działalności przedsiębiorstwa, tworzących tzw. moduły sektorowe. W ramach każdego z modułów sektorowych określana jest lokalizacja wiedzy w dwóch obszarach: makrootoczenia oraz otoczenia sektorowego. W wyniku mapowania wiedzy w ramach podsystemu portfelowego dla każdego z sektorów zostają wyodrębnione dwa obszary wiedzy dotyczące: makrootoczenia i otoczenia konkurencyjnego.

Obszar wiedzy dotyczący makrootoczenia zawiera informacje na temat: uwarunkowań politycznych, prawnych, ekonomicznych, międzynarodowych, społecznych, demograficznych oraz technologicznych dla danej działalności (sektora działania).

Obszar wiedzy dotyczący otoczenia konkurencyjnego zawiera informacje odnośnie zagrożenia ze strony nowych konkurentów, siły i charakteru rywalizacji wewnątrz sektora (w tym informacje na temat udziału rynkowego podmiotów w sektorze, ich pozycji, siły marek, zdolności do inwestowania, poziomu zaawansowania technologicznego oraz poziomu organizacji i zarządzania), zagrożenia ze strony substytutów, siły oddziaływania dostawców, siły oddziaływania nabywców.

Mapowanie wiedzy w ramach podsystemu portfelowego polega na określeniu lokalizacji wiedzy w dwóch obszarach - makrootoczenia i otoczenia konkurencyjnego - dla każdego z sektorów działania przedsiębiorstwa. Tworzona jest macierz, gdzie jedną ze współrzędnych stanowią obszary wiedzy, a drugą sektory (tabela 1). O ile liczba przedziałów na współrzędnej określającej obszary wiedzy jest jednakowa dla każdego przedsiębiorstwa (dwa przedziały), o tyle liczba przedziałów na współrzędnej oznaczającej sektory jest zależna od stopnia dywersyfikacji przedsiębiorstwa.

Tabela 1. Porównanie regionalnych struktur gospodarczych

Makrootoczenie
Otoczenie konkurencyjne
Sektor 1 X; M K; L
Sektor 2 K
Sektor 3 M M
Sektor N
Źródło: opracowanie własne

W macierzy literami oznaczono poszczególne komórki organizacyjne. Sytuacja, w której dane pole w macierzy jest puste, oznacza brak wiedzy na dany temat, co stwarza zagrożenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Sytuacja, kiedy to w jednym polu pojawia się więcej liter, oznacza dublowanie lokalizacji wiedzy w poszczególnych komórkach organizacyjnych. W takim przypadku warto zastanowić się nad ewentualną koncentracją wiedzy w jednej komórce organizacyjnej, jeśli zakres wiedzy zlokalizowanej w poszczególnych komórkach organizacyjnych jest identyczny.

Tę samą macierz można wykorzystać także do jakościowego mapowania wiedzy. W tym celu należy, oprócz nazwy komórki, określić zakres wiedzy, stopień szczegółowości oraz formę przechowywania (elektroniczne bazy, dokumenty papierowe itp.).

Podsystem funkcjonalny mapowania wiedzy

Podsystem funkcjonalny mapowania wiedzy ma za zadanie zlokalizowanie wiedzy dotyczącej następujących siedmiu podstawowych funkcji, realizowanych przez przedsiębiorstwo dla każdej z dziedzin działalności:

  • funkcja "B+R" obejmuje informacje dotyczące procesów technologicznych oraz rozwoju produktu;
  • funkcja "Zaopatrzenie" obejmuje informacje dotyczące zakresu integracji pionowej, dostawców, procesu dostaw;
  • funkcja "Produkcja" obejmuje informacje dotyczące wyposażenia produkcji oraz organizacji procesów produkcji;
  • funkcja "Marketing i sprzedaż" zawiera informacje dotyczące strategii konkurencji, PR, dystrybucji, reklamy oraz marki;
  • funkcja "Planowanie i organizacja działalności" zawiera informacje dotyczące struktury organizacyjnej, procesów informacyjno-decyzyjnych oraz kultury;
  • funkcja "Zasoby ludzkie" zawiera informacje dotyczące: planowania , doboru i szkolenia kadr, motywowania i oceniania kadr oraz ich rotacji;
  • funkcja "Finanse" zawiera informacje dotyczące kondycji finansowej podmiotu, płynności finansowej oraz poziomu zadłużenia.
Mapowanie wiedzy w ramach podsystemu funkcjonalnego polega na określeniu lokalizacji wiedzy w siedmiu obszarach funkcjonalnych dla każdego z sektorów działania przedsiębiorstwa. Tworzona jest macierz, gdzie jedną ze współrzędnych są funkcje, a drugą sektory (tabela 2). O ile liczba przedziałów na współrzędnej określającej obszary funkcjonalne jest jednakowa dla każdego przedsiębiorstwa (siedem przedziałów), o tyle liczba przedziałów na współrzędnej oznaczającej sektory byłaby różna, zależnie od stopnia dywersyfikacji przedsiębiorstwa.

Tabela 2. Podsystem funkcjonalny mapowania wiedzy w przedsiębiorstwie

B+R
Zaopatrzenie
Produkcja Marketing i sprzedaż Planowanie i organizacja działalności Zasoby ludzkie Finanse
Sektor 1 X; M K; L
Sektor 2 K
Sektor 3 M M
Sektor N
Źródło: opracowanie własne

W macierzy oznaczono literami poszczególne komórki organizacyjne. Podobnie jak w podsystemie portfelowym, gdy dane pole jest puste, oznacza to brak wiedzy na dany temat. W przypadku pojawienia się w danym polu więcej niż jednej litery oznacza dublowanie lokalizacji wiedzy.

Mapowanie wiedzy w poszczególnych komórkach organizacyjnych

Należy również dokonać mapowania wiedzy w poszczególnych komórkach organizacyjnych przedsiębiorstwa. Obejmuje ono zarówno podsystem portfelowy, jak i funkcjonalny.

Podsystem portfelowy mapowania wiedzy w poszczególnych komórkach organizacyjnych

W celu zmapowania wiedzy dotyczącej podsystemu portfelowego w poszczególnych komórkach organizacyjnych należy zbudować macierz, w której jedną ze współrzędnych stanowią nazwy komórek organizacyjnych, natomiast drugą obszary wiedzy dotyczące portfela działalności przedsiębiorstwa. Jeżeli w danej komórce organizacyjnej jest zlokalizowana wiedza dotycząca któregoś z obszarów związanego portfelem działalności, należy zaznaczyć X. Przy czym trzeba określić, jakiego sektora dotyczy obszar wiedzy - poprzez napisanie cyfry odpowiadającej numerowi sektora (tabela 3).

Tabela 3. Mapowanie wiedzy dotyczącej podsystemu portfelowego w komórkach organizacyjnych

Makrootoczenie
Otoczenie konkurencyjne
Komórka organizacyjna 1 X 1
Komórka organizacyjna 2 X 1
Komórka organizacyjna 3 X 1
Komórka organizacyjna N
Źródło: opracowanie własne

X 1" w obszarze analizy makrootoczenia w komórce organizacyjnej oznacza, że w komórce 1 zlokalizowana jest wiedza dotycząca analizy makrootoczenia sektora 1. "X 1" w obszarze analizy otoczenia konkurencyjnego w komórce organizacyjnej 2 oznacza, że w komórce tej zlokalizowana jest wiedza dotycząca analizy otoczenia konkurencyjnego sektora 1. "X 2" w obszarze analizy otoczenia konkurencyjnego w komórce organizacyjnej 3 oznacza, że w tej komórce zlokalizowana jest wiedza dotycząca analizy otoczenia konkurencyjnego sektora 2.

Wiedza dotycząca poszczególnych sektorów powinna być jak najbardziej skoncentrowana i lokalizowana w komórkach organizacyjnych odpowiedzialnych za dany sektor. Wiedza nie może być rozproszona pomiędzy dużą liczbę komórek organizacyjnych. W komórkach tych powinna być zlokalizowana wiedza dotycząca ich specjalizacji.

Tę samą macierz można także wykorzystać do jakościowego mapowania wiedzy. W tym celu należałoby, oprócz samego oznaczenia sektora, określić zakres wiedzy, stopień szczegółowości oraz formę przechowywania.

Podsystem funkcjonalny mapowania wiedzy w poszczególnych komórkach organizacyjnych

W celu zmapowania wiedzy dotyczącej podsystemu funkcjonalnego w poszczególnych komórkach organizacyjnych należy zbudować macierz, w której jedną ze współrzędnych stanowią nazwy komórek organizacyjnych, natomiast drugą funkcje realizowane w przedsiębiorstwie. Jeżeli w danej komórce organizacyjnej jest zlokalizowana wiedza dotycząca którejś z funkcji działalności przedsiębiorstwa, należy zaznaczyć X (tabela 4).

Tabela 4. Mapowanie wiedzy dotyczącej podsystemu funkcjonalnego w poszczególnych komórkach organizacyjnyche

B+R
Zaopatrzenie
Produkcja Marketing i sprzedaż Planowanie i organizacja działalności Zasoby ludzkie Finanse
Komórka organizacyjna 1
Komórka organizacyjna 2    X
Komórka organizacyjna 3
Komórka organizacyjna N
Źródło: opracowanie własne

X oznacza, że wiedza dotycząca produkcji jest zlokalizowana w komórce 2. Wiedza dotycząca poszczególnych funkcji powinna być gromadzona w odpowiednich komórkach funkcjonalnych.

Podsumowanie

Zaproponowany model mapowania wiedzy w przedsiębiorstwie może być wykorzystany do mapowania wiedzy we wszystkich typach przedsiębiorstw. Pozwala na dokonanie mapowania wiedzy miernikami ilościowymi. Często w przedsiębiorstwie nie wiadomo, w których komórkach organizacyjnych jest gromadzona podstawowa wiedza, co uniemożliwia zarządzanie nią. Dzięki wykorzystaniu tego modelu zarządy przedsiębiorstw oraz ich pracownicy mają świadomość, gdzie zlokalizowana jest wiedza i jak dążyć do jej efektywnego wykorzystania.

INFORMACJE O AUTORZE

PIOTR WACHOWIAK
Autor jest adiunktem w Katedrze Zarządzania w Gospodarce SGH; kierownikiem tematu badawczego dotyczącego pomiaru kapitału intelektualnego w przedsiębiorstwie (który był realizowany w ramach badań własnych SGH) oraz badań na temat zarządzania wiedzą w przedsiębiorstwie. Jest autorem książki Profesjonalny menedżer. Umiejętność pełnienia ról kierowniczych oraz redaktorem publikacji Pomiar kapitału intelektualnego przedsiębiorstwa. Jego zainteresowania naukowe dotyczą przede wszystkim zarządzania ludźmi w organizacji.

 

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarzy do tego artykułu.

dodaj komentarz dodaj komentarz

Przypisy

1 W artykule wykorzystano wyniki badań dotyczących mapowania wiedzy w przedsiębiorstwie, przeprowadzonych w roku 2008 przez dr Aleksandrę Laskowską-Rutkowską, dr Agnieszkę Sopińską i dr. Piotra Wachowiaka (kierownika badań).

2 G. Probst, S. Raub, K. Romhardt, Zarządzanie wiedzą w organizacji, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002, s. 123.