AAA

Przegląd technologii mobilnego dostępu do korporacyjnej poczty elektronicznej

Jarosław Świderek

Technologie mobilnego dostępu do poczty elektronicznej umożliwiają zdalną pracę w dowolnym miejscu. Obecnie na rynku dostępne są trzy takie technologie - ActiveSync, SyncML, BlackBerry. Jakie są ich wady i zalety? Którą technologię wybrać? Jak wpłynie na przedsiębiorstwo wdrożenie jednej z nich?

Poczta elektroniczna w biznesie

Korporacyjna poczta elektroniczna jest jednym z najważniejszych źródeł informacji w biznesie. Programy, takie jak MS Outlook czy Lotus Notes, poza obsługą e-maili oferują możliwość planowania dnia w kalendarzu, tworzenia listy kontaktów, a także zapisywania zadań do realizacji. Dzięki zaś nowoczesnym terminalom GSM oraz mobilnym technologiom dostęp do gromadzonych tam informacji, stał się możliwy praktycznie z dowolnego miejsca.

Technologie mobilnego dostępu do poczty elektronicznej  

Obecnie na rynku dostępne są trzy technologie umożliwiające mobilny dostęp do serwera poczty korporacyjnej. Są to ActiveSync, SyncML oraz BlackBerry.

ActiveSync
ActiveSync to technologia firmy Microsoft, która umożliwia synchronizację danych pomiędzy urządzeniem typu PDA lub telefonem komórkowym, a serwerem MS Exchange.

Dzięki temu każdy użytkownik Outlooka może mieć wszystkie swoje elementy, takie jak: poczta elektroniczna, kalendarz, kontakty czy zadania zawsze dostępne pod ręką - na przenośnym urządzeniu. Informacje te mogą być w dowolnej chwili zaktualizowane poprzez wymuszenie synchronizacji. Wówczas, po wywołaniu odpowiedniej funkcji, urządzenie łączy się z internetem lub bezpośrednio z infrastrukturą dostępową firmy, gdzie po autoryzacji uzyskuje dostęp do danych użytkownika. Dostęp z urządzeń mobilnych może odbywać się poprzez podłączenie kablem do dowolnego komputera (połączenie typu "gość") lub (co jest znacznie wygodniejsze) poprzez sieć telefonii komórkowej. Tu użytkownik w zależności od możliwości swojego mobilnego urządzenia oraz infrastruktury telekomunikacyjnej udostępnianej przez operatora na danym obszarze, może uzyskać połączenie w jednej z czterech technologii pakietowej transmisji danych - GPRS, EDGE, UMTS, WiFi1. Jego prędkość może się wahać pomiędzy 40Kb/s a 54Mb/s. Użytkownik może również skorzystać z komutowanego dostępu w technologii CSD lub HSCSD2, jednak te w znacznym stopniu zostały zdominowane przez szybsze i bardziej ekonomiczne, wspominane już, technologie pakietowej transmisji danych. Do zalet technologii ActiveSync należy zaliczyć przede wszystkim prostotę integracji. W przypadku serwera Exchange 2000 wymaga od administratora doinstalowania modułu Mobile Information Server (MIS), a w przypadku Exchange 2003 - jego uruchomienia, gdyż w tej wersji stanowi on już z nim integralną całość. To z kolei wpływa na ekonomikę rozwiązania, gdyż nie jest wymagany tu zakup żadnego dodatkowego oprogramowania, ani też dodatkowego sprzętu, tak jak ma to miejsce w przypadku pozostałych wspomnianych technologii.

Do zalet urządzeń klienckich - specjalnych telefonów komórkowych tzw. smartphone lub urządzeń typu PDA, należy zaliczyć ich gotowość do współpracy. Integralną część ich systemów operacyjnych stanowi bowiem ActiveSync, przez co użytkownicy nie muszą dogrywać żadnych dodatkowych aplikacji, co w znacznym stopniu wpływa pozytywnie na szybkość i łatwość wdrożenia. Również dzięki temu, że jest to platforma firmy Microsoft użytkownicy mogą bez problemu ściągać pocztę wraz z załącznikami najpopularniejszych programów, takich jak Word i Excel, gdyż urządzenia te mają, w większości przypadków, uproszczone wersje tych programów, które umożliwiają otwieranie i wygodne przeglądanie plików w tych formatach.

Wielką zaletą mobilnego rozwiązania firmy Microsoft jest jego bezpieczeństwo. Cała transmisja pomiędzy serwerem MS Exchange, a mobilnym urządzeniem przechodzi przez 128 bitowy tunel SSL. Słabą stroną rozwiązania ActiveSync jest stosunkowo mała znajomość tego rozwiązania w świecie biznesu oraz bardzo mała liczba telefonów komórkowych wspierających to rozwiązanie. Szacuje się, że w chwili obecnej na całym świecie liczba modeli nie przekracza 10. W Europie jest to telefon firmy Motorola MPx200 i jego następca MPx220. Jednak żaden z tych telefonów nie pojawił się na polskim rynku w ofercie któregokolwiek z operatorów GSM. O wiele lepiej wygląda sytuacja z urządzeniami PDA, gdyż większość z nich to Pocket PC z systemem operacyjnym Windows. Do wad rozwiązania ActiveSync należy także zaliczyć sposób działania mechanizmu "push". W odróżnieniu od innych rozwiązań tego typu, opiera się on na mechanizmie SMSa technicznego, który wysyłany jest do urządzenia mobilnego, aby zainicjowało połączenie z serwerem Exchange. Taki sposób wiąże się z integracją modułu MIS z bramką SMS, która wysyłać będzie na wskazane numery wiadomości SMS, w chwili nadejścia nowego e-maila, czy pojawienia się jakiejkolwiek zmiany w pozostałych elementach Outlooka, jak kalendarz, kontakty, zadania.

Obejściem tego rozwiązania jest ustawienie w urządzeniu mobilnym stałego interwału czasowego dla połączeń z serwerem Exchange. W ten sposób unika się integrowania z komponentami GSM, ale jednocześnie rezygnuje się z trybu "push". Najprawdopodobniej sytuacja ta ulegnie zmianie z chwilą wejścia uaktualnienia do serwera Exchange (Service Pack 2), zapowiadanego przez Microsoft, oraz nowego systemu operacyjnego do mobilnych urządzeń, a noszącego kodową nazwę "Magneto"3. Już dziś - w przeddzień oficjalnej premiery - przypuszcza się, że niewygodny tryb "push", realizowany za pomocą SMSów technicznych, zostanie zastąpiony metodą wykorzystywaną przez inne rozwiązania tego typu, polegającą na ciągłym podtrzymywaniu sesji z serwerem Exchange dzięki radiowym technologiom transmisji danych, wspomnianych w niniejszym opracowaniu.

Sytuacja na rynku urządzeń mobilnych powinna również ulec zmianie dzięki odsprzedaży kodu źródłowego przez firmę Microsoft konsorcjum Symbiana4 oraz producentowi jednej z najpopularniejszych marek telefonów komórkowych na świecie - Nokii5. Według uzyskanych informacji, pierwsze modele telefonów tej firmy z zaimplementowaną technologią ActiveSync planowane są jeszcze na czwarty kwartał bieżącego roku. SyncML
Kolejną technologią na rynku rozwiązań mobilnego dostępu do korporacyjnej poczty elektronicznej, kalendarza kontaktów oraz zadań jest SyncML. Jest to otwarty standard, stworzony przez wspólną inicjatywę takich firm, jak: Ericsson, IBM, Lotus, Motorola, Nokia, Palm Inc., Psion i Starfish Software, które później weszły w skład stowarzyszenia Open Mobile Alliance (OMA), do którego również należą dostawcy technologii bezprzewodowych, w tym producenci telefonów komórkowych, firmy branży IT, operatorzy komórkowi oraz twórcy aplikacji i dostawcy treści6.

SyncML w swej pierwszej wersji wspierał możliwość synchronizacji danych, takich jak: kalendarz, kontakty czy zadania. Obecnie na rynku działa wiele firm oferujących serwery oparte o ten standard. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć: Visto, Seven, Good, Smartner, Synchronica, Weblicon, czy iAnywhere. W połowie kwietnia bieżącego roku firma Visto podała informację o nawiązaniu współpracy z grupą Vodafone stając się tym samym jej głównym dostawcą technologii e-mail "push"7. Na polskim rynku PlusGSM wraz z firmą Sybase, będącą właścicielem firmy iAnywhere, oferują Mobilne Biuro8, w skład którego wchodzi serwer do synchronizacji danych Pylon Anywhere.

Jak już wspomniano, rozwiązania wszystkich tych firm bazują na standardzie SyncML. Jednak dzięki własnym rozwiązaniom, każda z nich oferuje klientom możliwość synchronizacji poczty elektronicznej, a niektóre z nich również tryb "push".

Jednym z ciekawszych rozwiązań, jest wspominany Pylon Anywhere oferowany na polskim rynku przez firmę Sybase. Jest to platforma, która poprzez instalację na oddzielnej maszynie w prosty sposób integruje się z serwerem pocztowym MS Exchange i Lotus Domino. W przypadku mobilnych urządzeń wykorzystujących bardziej zaawansowane platformy systemowe, zostały stworzone aplikacje, które po wgraniu na urządzenie pełnią rolę klienta usługi. Obecnie takie oprogramowanie Pylon oferuje na: Pocket PC, Palm OS, Symbian OS 7.0 UIQ, Microsoft Smatphone, a już niedługo dołączą jeszcze Symbian seria 60 i 80.

W przypadku dogrywanego klienta, użytkownik uzyskuje dostęp do pełnego PIMu (Personal Information Manager) oraz do poczty elektronicznej w trzech różnych trybach. Dzięki odpowiedniej konfiguracji serwera oraz ustawieniom w telefonie, użytkownik otrzymuje możliwość uruchomienia mechanizmu "push"9. W ten sposób użytkownik otrzymuje na bieżąco swoją pocztę elektroniczną, a także wszelkie zmiany w terminarzu i liście kontaktów. Poza trybem automatycznego wysyłania wiadomości, serwer oferuje możliwość ustawienia synchronizacji w określonych interwałach czasowych. Dzięki temu można ustawić synchronizację w odstępach minutowych lub godzinnych. Niezależnie od wybranego trybu synchronizacji oraz wielkości otrzymanego e-maila, użytkownik zawsze może wybrać opcję ściągnięcia całej wiadomości oraz załączników.

Dodatkową zaletą dogrywanego klienta, poza dostępem do korporacyjnej listy adresowej oraz kompresją przesyłanych informacji, jest zabezpieczenie całej transmisji za pomocą algorytmu szyfrującego AES (Advanced Encryption Standard) lub TripleDES (Triple Data Encryption Standard). Kolejną funkcją, jaką oferuje sam serwer, jest dostęp do poczty elektronicznej w technologii WAP. Po zalogowaniu się użytkownik uzyskuje dostęp do swoich e-maili. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku telefonów z wbudowanym klientem SyncML, który nie umożliwia synchronizacji e-maili.

Poza zdalnym dostępem za pomocą protokołu WAP oraz SyncML, serwer umożliwia dostęp do poczty przez interfejs WWW. W ten sposób użytkownicy uzyskują wygodny dostęp do poczty korporacyjnej, kalendarza oraz kontaktów. Funkcję tę mogą docenić użytkownicy serwera Lotus Domino, jako że ten nie oferuje swoim użytkownikom takiej formy dostępu.

Większość rozwiązań wymienionych firm oferuje opisane powyżej funkcje i działa na podobnej zasadzie. Ocenia się, że obecnie na rynku dostępnych jest około 50 modeli telefonów z obsługą SyncML, a tych z możliwością dogrania klienta, jest około 20. Należy również pamiętać, że zdecydowana większość modeli telefonów pojawiających się na rynku posiada opcję obsługi tej technologii, co stanowi o jej znaczącej przewadze nad innymi opisanymi tu rozwiązaniami.

Do wad tej technologii, w odróżnieniu od ActiveSync, należy zaliczyć konieczność instalowania serwera SyncML na oddzielnej maszynie. Dodatkowo należy się też liczyć ze sporymi kosztami licencji.  
BlackBerry
Ostatnia technologia to BlackBerry kanadyjskiej firmy Research In Motion (RIM). Najpopularniejsze i najbardziej znane na świecie rozwiązanie często nazywane "standardem BlackBerry". W wielu firmach uznawane jest za standard korporacyjny.

Pod koniec 2004 roku BlackBerry, dzięki współpracy z operatorami telefonii komórkowej na całym świecie, zdobył ponad dwa miliony użytkowników. Obecnie usługę oferuje 70 operatorów w 40 krajach, a dzięki wielkiemu zainteresowaniu nią, liczba klientów ciągle rośnie. BlackBerry jako pierwsze rozwiązanie na rynku zaoferowało technologię w trybie "push". Początkowo była to sama poczta elektroniczna, którą wysyłano na autorskie urządzenia firmy, przypominające bardziej pager niż PDA. Jednak najnowsze urządzenia tej firmy nie odbiegają od standardów narzuconych przez konkurencję i tak jak inne posiadają atrakcyjny kształt, pełną klawiaturę i kolorowy wyświetlacz, oferując synchronizację nie tylko e-maili, ale również kalendarza, kontaktów i zadań.

Samo uruchomienie usługi wiąże się z instalacją na oddzielnej maszynie serwera BlackBerry Enterprise Server, który integruje się z serwerami poczty korporacyjnej, takimi jak MS Exchange, Lotus Domino czy Novell GroupWise. Sposób działania jest taki sam jak w przypadku Pylona Anywhere - podtrzymywana jest sesja GPRS tak, aby na bieżąco mogła zachodzić synchronizacja danych.

Niewątpliwie do największych zalet rozwiązania należy zaliczyć jego popularność oraz zaufanie, jakim jest ono darzone przez wiele firm i instytucji finansowych, jak banki oraz instytucje z sektora państwowego. Wszystko to dzięki wysokiemu poziomowi bezpieczeństwa, który zapewnia między innymi algorytm szyfrowania TripeDES.

Dzięki wprowadzeniu w ostatnim czasie najnowszych modeli urządzeń firmy BlackBerry, użytkownicy mają możliwość odczytu załączników w popularnych formatach jak Word, Excel, Power Point, Adobe Acrobat. Do wad rozwiązania należy zaliczyć długi czas wprowadzenia do oferty operatora oraz stosunkowo wysoka cena. Również do minusów można zaliczyć niewielką ilość modeli urządzeń. Niektórzy użytkownicy jako wadę tego rozwiązania wskazują także konieczność noszenia dwóch urządzeń - telefonu komórkowego i BlackBerry. Pomimo możliwości wykonywania połączeń głosowych z urządzenia, preferowane są telefony komórkowe ze względu na ich kształt, przyzwyczajenie oraz prostszy sposób działania.

Zasadność korzystania z technologii mobilnego dostępu do poczty korporacyjnej

Niezależnie od dokonanego wyboru, można zaobserwować, że korzystanie z mobilnego dostępu do poczty korporacyjnej oddziałuje bezpośrednio na jej użytkowników, a także wpływa korzystnie na efektywność całej firmy.

Na płaszczyźnie oddziaływania na pracownika okazało się, że dzięki możliwości otrzymywania e-maili na telefony lub PDA, czas pracy ulega skróceniu. Okazało się, że po dniu pełnym spotkań, podróży, czas poświęcany na przeglądanie poczty elektronicznej znacznie się skrócił, właśnie dlatego, że większość e-maili użytkownik mógł odczytać na bieżąco na swoim telefonie. Ocenia się, że dzięki temu pracownicy ci odzyskali średnio godzinę dziennie, co w skali roku daje 10 dni. Możliwość czytania na bieżąco e-maili to również aktualna wiedza na temat sytuacji w firmie, to łatwiejsze zarządzanie dzięki możliwości wysyłania poczty praktycznie z dowolnego miejsca.

Szybkie reakcje na sytuację, błyskawicznie podejmowane decyzje w określonych okolicznościach, wszystko to przekłada się z kolei na efektywność działania całej firmy.

W dobie gospodarki rynkowej firmy starają się zdobyć przewagę konkurencyjną. Z obserwacji rynkowych wydaje się, że jedną z dróg do jej osiągnięcia może być korzystanie z tych technologii. W kontekście powyższego powinny one stanowić istotny element do rozpatrzenia przez przedsiębiorstwa.

Bibliografia

Z. Martyniak, Zarządzanie informacją i komunikacją. Zagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2000.

Netografia

INFORMACJE O AUTORZE

JAROSŁAW ŚWIDEREK
Autor jest absolwentem Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Obecnie pracuje jako asystent w Katedrze Informatyki Gospodarczej SGH. Zainteresowania naukowe autora koncentrują się wokół technologii transmisji danych, dostępu do internetu z wykorzystaniem różnych technologii (przewodowych i bezprzewodowych), a także na rozwiązaniach składających się na koncepcję mobilnego biura.

 

Przypisy

1 GPRS - General Packet Radio Service, EDGE - Enhanced Data GSM Environment, UMTS - Universal Mobile Telecommunication System, WiFi - Wireless Fidelity.

2 CSD - Circuit Switched Data, HSCSD - High Speed Circuit Switched Data.

3 P. Rooney, BlackBerry Killer?, 2005, [online], www.crn.com/showArt..., [03.05.2005].

4 Symbian licenses Microsoft Exchange Server ActiveSync Protocol for Symbian OS, 2005, [online], flaphead.dns2go.com..., [20.04.2005].

5 Nokia uzyskuje licencję na protokół Microsoft Exchange Server ActiveSync w celu rozszerzenia oferty e-mail w swoich urządzeniach biznesowych 2005.

6 About OMA 2002, [online], www.openmobileallia... [25.04.2005].

7 Vodafone Selects Visto for Global Push Email Contract, 2005, [online], www.visto.com/news/..., [03.05.2005].

8 Nokia uzyskuje licencję na protokół Microsoft Exchange Server ActiveSync w celu rozszerzenia oferty e-mail w swoich urządzeniach biznesowych 2005.

9 Poprzez podtrzymywanie sesji GPRS.